So verwenden Sie Microsoft Outlook als CRM

Customer Relationship Management (CRM)-Software ermöglicht es Einzelpersonen, Kundeninformationen effektiv zu verwalten. Kundenkontaktinformationen, Notizen, Aktivitäten und andere Details können mit Business Contact Manager in den Kontaktbereich von Microsoft Outlook eingegeben werden. Die Software kann Ihnen auch dabei helfen, Kundeninformationen in Kategorien zu ordnen und Kundenaktivitäten und Folgeaufgaben zu verwalten. Microsoft Outlook mit Business Contact Manager bietet mehrere Tools zur Verwaltung Ihrer CRM-Bemühungen.

Schritt 1

Schalten Sie Ihren Computer ein und starten Sie Microsoft Outlook mit Business Contact Manager.

Schritt 2

Organisieren Sie Kundenkontakte in Kategorien. Um einen Kontakt einer Kategorie zuzuordnen, doppelklicken Sie im Kontaktfenster auf den Kontakt, den Sie ändern möchten, um die Kundenkontaktinformationen zu öffnen. Weisen Sie dem Kunden eine Kategorie zu, indem Sie eine Kategorie aus dem Dropdown-Menü im Hauptfenster des Kundenkontakts auswählen. Wenn Sie eine Kategorie, die Sie verwenden möchten, nicht sehen, können Sie eine neue Kategorie hinzufügen, indem Sie den neuen Kategorienamen in das Textfeld eingeben. Sie können beispielsweise alle neuen Sales-Leads in einer Kategorie mit dem Titel "Sales-Leads" gruppieren.

Schritt 3

Weisen Sie einem Kunden Aufgaben zu. Öffnen Sie ihre Kontaktinformationen und klicken Sie auf die Registerkarte "Aktionen". Wählen Sie „Neue Aufgabe für Kontakt“. Aufgaben in Microsoft Outlook werden im Abschnitt "Aufgaben" angezeigt. Sie können für jede Kundenkontaktaufgabe Termine und Kundendetails zuweisen und den Fortschritt anzeigen. Wenn Sie es vorziehen, können Sie auch Termine verwenden, um Folgeaktivitäten mit einem Kunden zu protokollieren. Termine werden in Ihrem Kalender angezeigt, Aufgaben jedoch nicht.

Schritt 4

Geben Sie relevante Kundennotizen auf der Kundenkontaktseite ein. Die Registerkarte „Aktivitäten“ bietet einen Überblick über alle Besprechungen und Aufgaben, die diesem Kunden zugewiesen sind. In diesem Abschnitt können Sie auch E-Mail-Nachrichten anzeigen.

Schritt 5

Vergeben Sie Folgetermine für die Kontaktaufnahme mit Kunden und die Beantwortung von E-Mail-Anfragen. Verwenden Sie eine andere Flaggenfarbe für die Art der Folgeaktivität. Eine gelbe Flagge könnte beispielsweise anzeigen, dass einem Kunden ein Vertrag zugesandt werden muss. Eine grüne Flagge könnte bedeuten, dass ein Folgeanruf erforderlich ist. Um die Farbe einer Flagge in einer Kundennachricht zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Flaggensymbol und wählen Sie die entsprechende Flaggenfarbe aus. Fristen können hinzugefügt werden, indem Sie beim Rechtsklick auf die Flagge „Erinnerung hinzufügen“ auswählen.

Schritt 6

Erledigte Kontakte und Aufgaben in einem Ordner ablegen. Um einen neuen Ordner zu erstellen, gehen Sie zum Menü „Datei“ und wählen Sie „Neuer Ordner“. Geben Sie den Namen für den Ordner ein und geben Sie den Speicherort an, an dem er gespeichert werden soll.

Nehmen Sie sich jeden Tag Zeit, um CRM-Daten zu organisieren und zu archivieren, um Ihre E-Mails, Folgeaktivitäten, Kundenkontakte und Informationen auf dem neuesten Stand zu halten.