So verwenden Sie Kurse in QuickBooks für gemeinnützige Organisationen

Die Klassenfunktion ist eine der am wenigsten genutzten QuickBooks-Funktionen. Die Klassenfunktion wird auf verschiedene Weise verwendet, um Transaktionen, Käufe oder Verkäufe zu verfolgen, indem der Transaktion eine andere Identifizierungsbezeichnung zugewiesen wird. Einige Unternehmen verwenden Klassen, um den Standort der Transaktion zu identifizieren, wenn sie mehr als einen Standort hat. Andere verwenden Klassen, um den Geschäftsbereich zu identifizieren, in dem die Transaktion stattfindet. Ein Restaurant-/Catering-Unternehmen möchte beispielsweise Klassen zuordnen, um die Einnahmen des Restaurants und des Caterings getrennt zu kennzeichnen, damit für jeden Bereich seines Geschäfts eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden kann.

Verwenden Sie die Klassenfunktion, um Programme zu verfolgen

Schritt 1

Erstellen Sie für jedes Programm, das Spenden für die gemeinnützige Organisation generiert, einen neuen Kurs. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf die Schaltfläche "Listen". Dies öffnet die Klassenliste. Klicken Sie unten links auf die Schaltfläche "Klasse" und dann auf die Schaltfläche "Neu". Viele gemeinnützige Institutionen haben mehrere Programme, die sowohl Einnahmen (Spenden) generieren als auch Ausgaben verursachen. Kirchen werden zum Beispiel Evangelisations-, Jugend- und Missionsprogramme haben. Wenn Sie für jede dieser Kategorien eine Klasse erstellen, können Sie alle Spenden oder bestimmten Geschenke für jedes Programm sowie die mit jedem Programm verbundenen Ausgaben verfolgen.

Schritt 2

Weisen Sie jede Transaktion der jeweiligen Klasse zu, auf die sie sich bezieht. Für Spenden wird die Klasse in das Spendenformular in der vierten Spalte von links eingetragen. Bei Spesen wird die Klasse auf der Registerkarte Spesen und in der letzten Spalte des Bildschirms Schecks schreiben eingetragen. Zum Beispiel spendet ein Kirchenmitglied $300 an die Missionen der Kirche. Das Jugendprogramm kauft einen Lehrplan für die Ferienbibelschule im Wert von 300 USD. Die Zuweisung von 300 USD für Missionen wird auf dem Spendenformular vermerkt. Die vorgesehenen Mittel können nicht für ein anderes Programm als das, für das sie bestimmt sind, verwendet werden. Durch die Verwendung dieser Bezeichnungen werden diese Transaktionen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen für gemeinnützige Unternehmen getrennt.

Erstellen Sie Unterklassenelemente für mehrere Programme unter einer Klasse. Zum Beispiel kann das größere Missionsprogramm mehrere Missionare haben, die unterstützt werden. Erstellen Sie unter der Hauptklasse Missionen eine Unterklasse für jeden einzelnen Missionar. Dies geschieht auf die gleiche Weise, wie Sie die Klasse ursprünglich erstellt haben. Aktivieren Sie beim Hinzufügen einer neuen Klasse im Fenster Klassenliste ein kleines Kästchen, um anzugeben, ob es sich um eine Unterklasse handelt. Dies ermöglicht einen Einblick in die Gesamtsumme, die an Missionen vergeben wird, mit der Möglichkeit, die Spenden jedes Missionars getrennt zu halten.

Verwenden Sie die Klassenfunktion, um Standorte zu verfolgen

Schritt 1

Erstellen Sie eine Klasse für jeden einzelnen Standort einer größeren Organisation, z. B. eine Organisation, die mehrere Standorte für Second-Hand-Läden, Suppenküchen und Kinderbetreuung für die Armen betreibt. Für Steuererklärungszwecke ist es notwendig, jeden Standort sorgfältig zu verfolgen. Bei einer Organisation mit vier Secondhand-Laden können die Klassen durch eine Ein-Wort-Bezeichnung getrennt werden, die sie von den anderen unterscheidet (z. B. North, West, Uptown und Downtown).

Schritt 2

Ordnen Sie alle Ausgaben dem richtigen Ort zu. Miete, Gehaltsabrechnung und Nebenkosten sind Beispiele für alle Ausgaben, die jeder Standort haben kann. Wenn es sich bei jedem Standort um den gleichen Standorttyp handelt (z. B. ein Secondhand-Laden), wären die Ausgaben ähnlich genug, um eine QuickBooks-Firmendatei zu haben und einfach die Klassenfunktion zu verwenden, um sie zu unterscheiden.

Weisen Sie alle Spenden oder Einnahmen dem richtigen Ort zu. Im Fall einer Kirche werden die eingegangenen Spenden nicht gegen eine Ware oder Dienstleistung eingetauscht, wie dies bei einem Secondhand-Laden der Fall wäre. Obwohl es sich um eine gemeinnützige Organisation handelt, kann ein Gebrauchtwarenladen die Gelder für gebrauchte Waren als Einnahmen betrachten. Diese Informationen können es der Organisation ermöglichen, eine angemessene Entscheidung zu treffen, falls die Ausgaben beginnen, die Einnahmen oder Spenden zu übersteigen.