So archivieren Sie PDF-Dateien

Da sich elektronische Datensatzformate so schnell ändern und Dateiformate nur von bestimmten Programmen geöffnet werden können, besteht eine Zurückhaltung, sich auf proprietäre Softwareprogramme zu verlassen, um elektronische Dokumente zu archivieren. Obwohl das PDF-Format von Adobe erfunden wurde, sind die Spezifikationen zum Lesen und Bearbeiten eines PDF-Dokuments für Drittentwickler verfügbar und Benutzer müssen sich nicht auf Adobe verlassen, um die Dokumente zu öffnen. Aus diesem Grund setzen Archivare bei der Archivierung elektronischer Unterlagen auf das Dateiformat PDF/A.

Schritt 1

Verstehen Sie den Unterschied zwischen einem normalen PDF und PDF/A. Laut der International Organization for Standardization ist PDF/A ein auf PDF basierendes Dateiformat, das "einen Mechanismus zur Verfügung stellt, um elektronische Dokumente so darzustellen, dass ihr visuelles Erscheinungsbild im Laufe der Zeit erhalten bleibt, unabhängig von den Werkzeugen und Systemen, die zum Erstellen und Speichern verwendet werden". oder die Dateien rendern." Eine PDF/A-Datei ist ein dauerhaftes PDF, das so formatiert ist, dass es über einen langen Zeitraum in der gleichen Form abgerufen werden kann.

Schritt 2

Öffnen Sie das PDF-Dokument, das Sie archivieren möchten, in Adobe Acrobat 8.0 oder höher oder einem Quelltexteditor eines Drittanbieters. Eine vollständige Liste der PDF-Erstellungssoftware finden Sie in Ressourcen 1.

Schritt 3

Überprüfen Sie, welche Elemente in der PDF enthalten sind. Damit ein PDF mit dem PDF/A-Format kompatibel ist, muss es zu 100 Prozent enthalten sein, d. h. es sind keine externen Elemente erforderlich, um das Dokument anzuzeigen. Schriftarten, Bilder, Grafiken und Farben müssen in das Dokument eingebettet werden. Klicken Sie im Adobe Distiller oben in der Menüleiste auf Einstellungen und wählen Sie PDF-Einstellungen bearbeiten. Hier haben Sie die Möglichkeit, Schriftarten, Bilder und Farben einzubetten. Video- und Audioelemente können nicht in das PDF/A eingebunden werden.

Schritt 4

Geben Sie Metadaten in das Dokument ein, damit es durchsucht werden kann. Zu den PDF-Metadaten gehören Schlüsselwörter, die verwendete PDF-Version und der Name des Programms, das das PDF-Dokument erstellt hat. Um die Metadaten in Adobe Acrobat einzugeben, klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf Erweitert. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Dokumentmetadaten.

Speichern Sie das Dokument in einem Archiv. Ein Archiv kann ein sicherer externer Server, eine Festplatte oder eine Gold-DVD sein. Für welche Medien Sie sich zum Speichern Ihrer Archiv-PDF entscheiden, hängt davon ab, was in Ihrem Büro oder Haushalt am sichersten ist.