Was ist ein Fax-Deckblatt?

Trotz technologischer Fortschritte in der elektronischen Kommunikation bleiben Faxgeräte seit 2015 ein wichtiges Mittel zur Verbreitung von Dokumenten. Faxdeckblätter spielen eine wichtige Rolle bei der Benachrichtigung der Empfänger darüber, wer das Fax erhalten soll und was darin enthalten ist.

Sender und Empfänger

Eine der Hauptfunktionen eines Faxdeckblatts besteht darin, Absender und Empfänger des Dokuments zu identifizieren. Obwohl Deckblätter optional sind, kann ein Mangel an grundlegenden Kontaktinformationen zu verlorenen Übertragungen führen. Nimmt der vorgesehene Empfänger das Fax nicht ab, hilft der „Empfänger“-Hinweis auf dem Deckblatt, dass das Dokument an die richtige Person gelangt. Außerdem kann ein Faxempfänger, der den Namen des Absenders kennt, das Dokument möglicherweise schneller adressieren. Viele Unternehmen haben vorlagenbasierte Faxdeckblätter mit ihren Namen und Logos bereits auf der Seite gedruckt.

Dokumentdetails

Ein typisches Fax-Deckblatt enthält auch einen Abschnitt für den Grund des Faxversands oder Kommentare zur Dokumentenanlage. Dieser Abschnitt ist nützlich, wenn ein Absender Bedenken hat, ob jemand die Übertragung ernst nimmt. Wenn ein Unternehmen beispielsweise einen unaufgeforderten Angebotsvorschlag unterbreitet, kann das Deckblatt den Nutzen für den Empfänger des Lesens der Materialien angeben. Details zu den Dokumenten können den Empfänger auch daran erinnern, dass die gefaxten Materialien einer früheren Diskussion oder Vereinbarung folgen.

Datum und Seitenzahlen

Das Datum der Übermittlung und die Anzahl der gesendeten Seiten sind ebenfalls übliche Elemente auf dem Deckblatt. Beides ist wichtig für die Aufzeichnung und Genauigkeit. Ein Datum auf einem Fax lässt einen Absender nachweisen, dass er eine bestimmte Abgabefrist eingehalten hat. Die Seitenzahl des Faxes ist sehr wichtig, um vor unvollständigen Übertragungen zu schützen. Auf einem Deckblatt steht möglicherweise "5 Seiten einschließlich Deckblatt". Dies weist den Empfänger darauf hin, dass die Übertragung insgesamt fünf Seiten enthalten soll. Falls welche fehlen, kann der Empfänger den Absender auf das unvollständige Dokument hinweisen.

Weitere Details

Ein Fax-Deckblatt wird auch verwendet, um Datenschutz- und Sicherheitsinformationen mit bestimmten Dokumenten zu übermitteln. Regierungsbehörden, Finanzinstitute und Anwaltskanzleien gehören zu den Organisationen, die möglicherweise Vertraulichkeits- oder Datenschutzerklärungen auf einem Deckblatt haben. Diese Erklärung macht den Empfänger auf die empfindliche Natur der Anlage aufmerksam und trägt dazu bei, die Verantwortlichkeit beim Schutz vertraulicher Dokumente sicherzustellen. Faxe können den Empfänger auch rechtlich an vertragliche oder behördliche Vorgaben binden. Einige Unternehmen verwenden Faxübertragungen, um memoähnliche Dokumente zu senden, und fügen nur das Deckblatt mit einer Zusammenfassung oder einer kurzen Nachricht auf einer Seite hinzu.