Dinge, die Sie auf Ihrer Voicemail sagen sollten

Anrufer können aus verschiedenen Gründen Nachrichten auf Ihrer Voicemail hinterlassen. Einige der Nachrichten können freundliche Erinnerungen an wichtige Geschäftsinformationen und Kontakte sein. Die Dinge, die Sie in Ihrer Voicemail-Nachricht sagen, egal ob es sich um eine private Voicemail oder eine geschäftliche Voicemail handelt, spielen eine wichtige Rolle dabei, welche Art von Informationen Sie von Anrufern erhalten. Es gibt einige grundlegende Informationen, die Sie immer in Ihre Voicemail aufnehmen sollten.

Ausgehende Nachricht

Das erste, was Sie tun sollten, wenn Sie eine ausgehende Nachricht hinterlassen, ist, Ihren Namen, Ihre Organisation und Ihre Telefonnummer zu identifizieren. Das zweite, was Sie tun sollten, ist Ihre Verfügbarkeit. Sie können beispielsweise sagen, dass Sie nicht verfügbar sind, und die Uhrzeit und den Tag Ihrer Rückkehr angeben. Geben Sie schließlich die Art der Informationen an, die Sie auf die Voicemail zurückgeben möchten, wie Name, Firma, Nummer und möglicherweise eine Nachricht. Eine typische ausgehende Voicemail könnte so klingen: „Ich bin Bob Smith von Sampson, Inc. at 555-555-5555. Ich bin heute erst um 16 Uhr für Sie erreichbar, aber hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Firma und Ihre Nummer und ich rufe umgehend zurück. Vielen Dank." Denken Sie daran, sich kurz zu fassen und dem Anrufer klare, prägnante Anweisungen zu geben.

Probleme vermeiden

Anrufer können manchmal falsche Nummern anrufen. Wenn Sie Ihren Namen, Ihre Organisation und Ihre Telefonnummer nicht in Ihrer ausgehenden Nachricht angeben, können Sie oft Nachrichten erhalten, die nicht für Sie bestimmt sind. Durch die Angabe dieser Informationen stellen Sie sicher, dass der Anrufer weiß, dass er die richtige Person erreicht oder die richtige Nummer gewählt hat. Sie können Ihren Anrufer ermutigen, eine Nachricht zu hinterlassen, oder auch nicht. Wenn Sie sie nicht dazu ermutigen, eine Nachricht zu hinterlassen, wird es für Sie schwierig, die Bedeutung des Telefonats einzuschätzen. Wenn Sie zahlreiche Voicemail-Nachrichten erhalten, sind diese Nachrichten wichtig, um zu bestimmen, welche Telefonanrufe umgehend zurückgegeben werden sollen und wie Sie sich auf den Rückruf vorbereiten. Wenn Sie Nachrichten ermutigen, sollten Sie den Anrufer bitten, sich kurz zu fassen oder die Nachricht zusammenzufassen. Voicemails mit langen Nachrichtenerklärungen können umständlich oder überflüssig werden und somit Ihre Zeit verschwenden.

E-Mail hinzufügen, soziale Medien

Da so viele Informationen über soziale Medien geteilt werden, sollten Sie wahrscheinlich erwägen, Ihrer ausgehenden Nachricht Online-Kontaktinformationen hinzuzufügen. Die Herausforderung beim Verlassen von Social-Media-Kontakten besteht darin, dem Anrufer zu verstehen, wo er ihn verlassen soll. Es kann erforderlich sein, dass Sie Ihren Namen buchstabieren und nicht davon ausgehen, dass der Anrufer es weiß. Wenn Sie möchten, dass ein Anrufer eine Nachricht an Ihre E-Mail-Adresse hinterlässt, können Sie sagen: „Sie können mir eine E-Mail-Adresse bei Bob Smith bei Sampson dot com hinterlassen“ oder „Sie können eine Nachricht bei bobsmith hinterlassen“. bei sampson dot com.“ Verwenden Sie Ihr bestes Urteilsvermögen, aber wenn Sie Ihren Namen und den Namen Ihres Unternehmens buchstabieren, hat der Anrufer die beste Chance, die Informationen richtig zu machen. Es ist keine gute Idee, URL-Adressen wie Facebook oder Twitter zu erwähnen, da diese verwirrend sein können. Wenn Sie der Meinung sind, dass dies der beste Ort ist, um Ihnen Nachrichten zu hinterlassen, sagen Sie in Ihrer ausgehenden Nachricht: "Sie können mir auch eine Nachricht auf meiner Facebook-Seite hinterlassen."