So schreiben Sie ein Fax

Während E-Mail und andere Formen der digitalen Kommunikation das Fax in Bezug auf die Popularität überschattet haben, senden viele Unternehmen und Privatpersonen immer noch Faxe. Faxe sind besonders nützlich, wenn ein unterschriebenes Dokument gesendet wird, wenn keine digitale Datei eines Papierdokuments verfügbar ist und wenn Absender oder Empfänger keinen Zugang zu einem Computer oder PDA haben. Nachdem Sie eine Faxvorlage erstellt haben, können Sie sie immer wieder verwenden.

Erstellen Sie ein Standard-Textverarbeitungsdokument mit einer Größe von 8 1/2 x 11 Zoll mit einem horizontalen Textblock oben, zwei kurzen Spalten darunter und einem großen Textfeld unter den Spalten.

Geben Sie Ihre Telefonnummer, Faxnummer und Postanschrift in den horizontalen Textblock oben in Ihrem Dokument ein. Fügen Sie ggf. Ihr Firmenlogo in die linke Ecke des horizontalen Blocks ein.

Tragen Sie in der linken Spalte unter Ihrem horizontalen Block den Namen Ihres Empfängers, ggf. Firmenname, Faxnummer und Telefonnummer ein. Schreiben Sie auch "Re:" und fügen Sie Ihrem Fax einen Betreff hinzu (z. B. "Aufträge von heute" oder "Umsatzzahlen Juli").

Tragen Sie Ihren Namen, ggf. Firmenname, Faxnummer und Telefonnummer in die rechte Spalte ein. Geben Sie die Anzahl der Seiten einschließlich des Deckblatts an, die Sie senden. Geben Sie das Datum ein, an dem Sie das Fax senden. Wenn Sie das Fax an weitere Personen senden, fügen Sie "CC:" hinzu und notieren Sie ggf. den/die Namen des/der Empfänger(s) und Firmennamen.

Fügen Sie alle zusätzlichen Nachrichten, die Sie für den Empfänger haben, in das Feld unten auf der Seite ein.

Lesen Sie Ihr Dokument Korrektur auf Tipp-, Rechtschreib- und Grammatikfehler, da Fehler wie diese Sie unprofessionell aussehen lassen können.

Artikel, die Sie benötigen

  • Computer mit Textverarbeitungsprogramm und Drucker

  • Stift

  • Papier

Tipps

Sie können Ihr Deckblatt ausdrucken und Ihren Text eingeben, oder Sie können Ihre Informationen in Ihr Textverarbeitungsdokument eingeben. Letzteres ist vorzuziehen, da Handschrift manchmal nicht so klar übertragen wird wie gedruckter Text.