So verwenden Sie XML zum Ausfüllen von PDF-Formularen

Die Architektur der Adobe eXtensible Markup Language (Regelwerk für die elektronische Codierung von Dokumenten) ermöglicht es Benutzern, mit Dateien im Portable Document Format zu arbeiten, während Anwendungen mit den im Schema der Organisation formatierten XML-Daten interagieren. Eine XML-Datenpaketdatei codiert eine PDF-Datei in XML mit den Formulardaten und der Vorlage, sodass Sie interaktive Formulare erstellen, Benutzerdaten in Formularen erfassen und Formulardaten in andere Systeme integrieren können.

Schritt 1

Bestimmen Sie Ihre Anforderungen an die Datenerfassung (welche Felder müssen Sie in Ihr Formular aufnehmen) und definieren Sie, welche Geschäftsprozesse Sie automatisieren möchten. Verwenden Sie beispielsweise die XML-Architektur von Adobe, um einen Kreditgenehmigungsprozess zu automatisieren. Dabei füllt der Kreditantragsteller ein Formular aus und sendet es an Ihre Finanzabteilung. Der Kreditsachbearbeiter genehmigt oder lehnt den Antrag ab, indem er auf eine Schaltfläche im Formular klickt und ihn an den Absender des Kredits zurückleitet, damit er den Status sehen kann.

Schritt 2

Importieren Sie vorhandene Formulare, indem Sie Ihre PDF-Datei in Adobe LiveCycle laden. Scannen Sie Ihr Papierformular und überlagern Sie bei Bedarf zuerst die PDF-Formularfelder. Das Erstellen einer Anwendung erfordert normalerweise eine Verbindung zu einem Server. Wählen Sie beispielsweise im Menü "Programme" die Option "Alle Programme" aus und klicken Sie dann auf die Option "Adobe LiveCycle ES2". Wählen Sie die Option „Adobe LiveCycleWorkbench ES2“ und melden Sie sich an.

Schritt 3

Verwenden Sie Dateien, die derzeit von Ihrem Unternehmen verwendet werden, oder ändern Sie Vorlagen, die von Adobe auf seiner Website bereitgestellt werden. Wählen Sie im Menü "Datei" die Option "Importieren", um einen Ordner zu erstellen und eine Datei hochzuladen, die Sie ein- und auschecken können. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Fertig stellen", um den Assistenten abzuschließen.

Schritt 4

Importieren Sie Ihr entsprechendes XML-Schema. Durch das Laden des Schemas können Sie alle Datendefinitionen anzeigen. Wählen Sie im Menü "Datei" die Option "Neu" und dann die Option "Formular". Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Weiter". Wählen Sie im Bereich "Formulardatenmodell angeben" die Option "Datenmodell importieren" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen", um ein Datenmodell zu importieren. Navigieren Sie zu Ihrem Schema, wählen Sie es aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Öffnen".

Schritt 5

Binden Sie Formularfelder an Schemadaten, indem Sie mit der rechten Maustaste auf ein Formularfeld klicken und das richtige Element in der Liste suchen.

Testen Sie Ihr Design, indem Sie Ihr Formular für Benutzer bereitstellen. Benutzer können das Formular beispielsweise von der Website Ihres Unternehmens herunterladen und den Acrobat Reader zum Ausfüllen des Formulars verwenden, was zu einem XML-Dokument führt, das von Ihren Back-End-Office-Anwendungen verwendet wird, die die PDF-Formulardaten verwenden.