So erstellen Sie einen Gruppenarbeitsplan in Microsoft Access

Erstellen Sie in Ihrer Microsoft Access-Datenbank einen vielseitigen Gruppenarbeitsplan mit Tabellen. Access bietet zahlreiche Tools zum Erstellen, Speichern und Aktualisieren von Zeitplaninformationen. Die Verwaltung Ihres Zeitplans in Access bietet mehrere Vorteile. Anstatt verschiedene Dateien auf Ihrem Computer zu durchsuchen, können Sie alle relevanten Informationen an einem Ort aufbewahren. Sie können auch die Datenspeicherleistung von Access mit den Formatierungsoptionen kombinieren, um leicht lesbare Dokumente zu drucken. Erstellen Sie in Access einen Gruppenarbeitszeitplan, indem Sie einige Tabellen erstellen, in denen die benötigten Informationen organisiert und angezeigt werden.

Schritt 1

Erstellen Sie eine Employee-Tabelle in Ihrer Access-Datenbank. Klicken Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte "Erstellen" der Multifunktionsleiste und wählen Sie die Schaltfläche "Tabellendesign". Fügen Sie Felder für Mitarbeitername, Position, Lohn, Telefonnummer und andere relevante Informationen ein, indem Sie die Feldnamen in die erste Spalte eingeben.

Schritt 2

Wählen Sie im Dropdown-Feld rechts neben der Spalte "Feldname" die entsprechenden "Datentypen" aus. Markieren Sie das Feld, das eindeutige Werte für jeden Datensatz enthält, und wählen Sie die Schaltfläche „Primärschlüssel“ im Menüband aus. Sie können den Primärschlüssel als Mitarbeiternamen oder als Mitarbeiter-ID-Feld festlegen, solange jedes Feld eindeutig ist.

Schritt 3

Erstellen Sie eine Zeitplantabelle, und öffnen Sie sie in der Entwurfsansicht. Erstellen Sie ein ID-Feld, legen Sie den Datentyp auf AutoNumber fest und wählen Sie es als Primärschlüssel aus. Erstellen Sie ein Mitarbeiter-Suchfeld, indem Sie als Feldnamen „Mitarbeiter“ eingeben und im Dropdown-Feld „Datentyp“ die Option „Suchassistent…“ auswählen.

Schritt 4

Legen Sie das Feld "Mitarbeitersuche" fest, um Mitarbeiter aus der Tabelle "Mitarbeiter" zu suchen. Wählen Sie im Listenfeld Ausgewählte Felder aus, welche Felder Sie gleichzeitig anzeigen möchten, und schließen Sie den Assistenten ab. Fügen Sie jeden Tag der Arbeitswoche als separates Feld in die Tabelle Zeitplan ein.

Wechseln Sie zur Datenblattansicht, indem Sie auf der Registerkarte "Start" des Menübands auf das Dropdown-Feld "Ansicht" klicken. Fügen Sie die Arbeitszeitpläne für jeden Mitarbeiter hinzu, indem Sie seinen Namen aus dem Feld Mitarbeiter auswählen und seine Arbeitszeiten in jeden Wochentag eingeben. Die Organisation des Zeitplans nach Wochentag ermöglicht unterschiedliche Stunden je nach Tag.