So formatieren Sie ein Fax

Kein festgelegtes Faxformat passt zu jeder Situation. Die Befolgung einiger allgemeiner Richtlinien hilft dem Faxempfänger jedoch, die Informationen auf dem Fax schnell zu finden. Diese Richtlinien stellen auch sicher, dass der Empfänger beim Faxeingang keine Probleme hat und Sie Probleme beim Senden vermeiden.

Halten Sie Ihr Fax unter 10 bis 12 Seiten lang. Viele Faxgeräte für kleine Büros können nicht zu viele Seiten gleichzeitig verarbeiten. Große Faxe belegen auch Telefonleitungen, die mit Faxgeräten geteilt werden. Teilen Sie Ihr Fax in mehrere Stapel auf, wenn Sie mehr als 10 bis 12 Seiten senden müssen. Weisen Sie den Empfänger an, mehr als ein Fax von Ihnen zu erwarten.

Passen Sie Seitenränder oder Schriftgröße an, um weniger Seiten zu erreichen. Denken Sie jedoch daran, dass kleinere Schriftgrößen möglicherweise nicht so gut lesbar sind und kleine Ränder wie in einem Lebenslauf unprofessionell aussehen können. Verwenden Sie mindestens eine 11-Punkte-Schrift.

Schreiben Sie Faxe nach Möglichkeit in einem Geschäftsbriefformat. Die Ränder sollten, wenn möglich, links und rechts einen Zoll und oben und unten eineinhalb Zoll betragen. Ein Leerzeichen für Ihren Buchstaben, doppelter Abstand zwischen den Absätzen. Fügen Sie oben eine Datumsleiste und Adressblöcke für Absender und Empfänger vor der Anrede ein. Der Adressblock des Absenders geht zuerst.

Fügen Sie Ihrem Fax ein Deckblatt bei. Das Deckblatt muss kein bestimmtes Layout-Format einhalten, sollte jedoch sowohl die Kontaktinformationen des Absenders als auch des Empfängers, die Anzahl der Seiten des Faxes und eine Betreffzeile mit dem Inhalt des Faxes enthalten. Fügen Sie auch einige Zeilen für persönliche Anmerkungen zum Fax hinzu. Die Kontaktinformationen können Namen von Einzelpersonen und Unternehmen, Abteilungsnamen, Adressen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern enthalten. Das Anschreiben sollte gut lesbar sein, damit der Empfänger schnell Informationen darüber findet.

Vermeiden Sie nach Möglichkeit das Senden von Faxen mit Grafiken. Das Senden und Empfangen dauert zu lange, und sie verschwenden viel Tinte. Außerdem werden sie auf Faxen aufgrund schlechter Druckqualität im Allgemeinen nicht gut angezeigt.