So adressieren Sie eine formelle E-Mail

Seien Sie vorsichtig, wenn Sie eine formelle E-Mail adressieren. Während Sie in ein Telefongespräch verwickelt sind, können Sie im Moment auswählen, was Sie als nächstes sagen möchten – und wie Sie einem Korrespondenten antworten möchten – E-Mail-Nachrichten werden sofort in vollständiger Form an die andere Person gesendet. Formelle E-Mails erfordern Klarheit, Präzision und außergewöhnliche Syntax. Das Erstellen geeigneter E-Mail-Nachrichten vermittelt ein professionelles Image und stellt sicher, dass Ihre Kommunikation erstklassig ist.

Schritt 1

Beginnen Sie die E-Mail mit einer formellen Anrede. Begrüßen Sie einzelne Korrespondenten als "Mr." oder "Frau." -- aber überprüfen Sie das Geschlecht des Korrespondenten, wenn er einen mehrdeutigen Namen hat. Vermeiden Sie es, eine Frau "Fräulein" oder "Frau" zu nennen, da diese Attribute spezifischere Konnotationen haben - keines davon kann sich auf Ihren Korrespondenten beziehen. Beginnen Sie eine E-Mail beispielsweise mit „Dear Terry“, wenn Sie sich über das Geschlecht des Korrespondenten nicht sicher sind. Sprechen Sie beispielsweise eine Gruppe von Personen mit „Sehr geehrte Teamleiter“ an.

Schritt 2

Stellen Sie sofort eine Verbindung mit dem Korrespondenten her. Beginnen Sie den E-Mail-Text, indem Sie angeben, wer Sie sind – falls erforderlich – und wie Sie mit dem Korrespondenten vertraut sind. Fahren Sie fort, indem Sie ansprechen, warum Sie mit der Person kommunizieren und warum Ihre Korrespondenz wichtig ist. Halten Sie alle formellen E-Mails kurz und prägnant. Bleiben Sie immer beim Thema und zeigen Sie fehlerfreie Grammatik und Syntax.

Schritt 3

Beenden Sie die E-Mail mit „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit freundlichen Grüßen“ oder einer anderen Anrede des Unterzeichners, bevor Sie Ihren Namen schreiben. Fügen Sie Ihre Kontaktinformationen unter Ihrem Namen ein – Postanschrift, direkte Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse und Website-URL.

Überprüfen Sie die Rechtschreibung aller Namen und die Grammatik, bevor Sie die E-Mail senden. Erstellen Sie einen kurzen und aussagekräftigen Titel für die Betreffzeile – stellen Sie sicher, dass er sich direkt auf den Inhalt der E-Mail bezieht. "Dublin Park Project Update" zum Beispiel ist ein starker und einfacher Titel, der den Korrespondenten wissen lässt, dass sich der Inhalt auf neue Informationen zu einem bestimmten Projekt bezieht.