So verfolgen Sie eingeschränkte Mittel in QuickBooks

Restricted Funds ist der Begriff für Gelder, die einer gemeinnützigen Organisation für einen bestimmten Zweck zur Verfügung gestellt werden. Eine Kirche kann begrenzte Mittel haben, um ein Gebäude zu bauen oder einer bestimmten Missionsgruppe zu spenden. Im Gegensatz zu den allgemeinen Mitteln, die in jedem von der Kirche für notwendig erachteten Bereich verwendet werden können, kann die beschränkte Mittelverwendung nicht vom Verwendungszweck abgeändert werden. Wenn Sie die Non-Profit-Edition von QuickBooks verwenden, müssen Sie einfach eine Zahlungsart mit dem Titel "Restricted Funds" zuweisen. Wenn Sie die allgemeineren "Pro"- oder "Premier"-Versionen verwenden, ist es schwieriger.

Verwenden der Methode "Klassenverfolgung"

Schritt 1

Aktivieren Sie die Funktion "Klassenverfolgung" in Ihrem QuickBooks-Programm. Klicken Sie dazu in der oberen Menüleiste auf die Schaltfläche "Bearbeiten". Scrollen Sie nach unten zur Schaltfläche "Einstellungen" am Ende der Liste und klicken Sie auf.

Schritt 2

Suchen Sie die Registerkarte "Buchhaltung". Wenn sich das Fenster "Einstellungen" öffnet, scrollen Sie nach unten zum Tab "Buchhaltung" und klicken Sie darauf. Klicken Sie auf die Registerkarte "Unternehmenseinstellungen" und sehen Sie sich den oberen Teil dieses Fensters an. Klicken Sie auf das Feld "Klassenverfolgung verwenden".

Schritt 3

Erstellen Sie eine Klasse für jede Art von Spende. Uneingeschränkte Mittel sind alle allgemeinen Spenden, die für den allgemeinen Mittelhaushalt verwendet werden. Eingeschränkte Fonds wären eine weitere Klasse. Klicken Sie dazu in der oberen Menüleiste auf die Schaltfläche "Liste", scrollen Sie nach unten zur "Klassenliste" und doppelklicken Sie darauf.

Fügen Sie die neuen Klassen zur Klassenliste hinzu. Halten Sie die Tasten "STRG" und "N" gedrückt, wenn der Bildschirm "Klassenliste" geöffnet ist. Nennen Sie die erste Klasse "Unrestricted Funds" und klicken Sie auf "OK". Für die eingeschränkten Mittel können Sie, wenn Sie mehr als ein Projekt haben, für das Personen spenden, eine übergeordnete Klasse mit dem Titel "Eingeschränkte Mittel" erstellen. Wenn Sie beispielsweise ein Bauprojekt und ein Missionsprojekt haben, erstellen Sie eine Klasse mit dem Titel "Neues Gebäude" und eine weitere mit dem Titel "Missionen" und aktivieren Sie jeweils das Kontrollkästchen "Unterklasse von" und klicken Sie dann auf "Beschränkte Mittel" als Elternklasse.

Verwenden der Bankkontomethode

Schritt 1

Eröffnen Sie für jedes Projekt mit beschränkten Mitteln ein separates Bankkonto. Erstellen Sie für jedes Projekt ein neues Bankkonto in QuickBooks. Dies tun Sie, indem Sie in der oberen Menüleiste auf die Schaltfläche "Liste" klicken. Scrollen Sie nach unten zum "Kontenplan" und klicken Sie darauf.

Schritt 2

Halten Sie die Tasten "STRG" und "N" gedrückt, um den Bildschirm "Neues Konto hinzufügen" zu öffnen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Bank" und dann auf "OK". Benennen Sie das Konto basierend auf seinem Zweck, "Erste Bank - Mittel mit beschränkter Haftung - Gebäude" oder "Erste Bank - Nicht beschränkte Mittel".

Schritt 3

Erstellen Sie zwei Einkommenskonten. Öffnen Sie dazu erneut den "Kontenplan" und halten Sie die Tasten "STRG" und "N" gedrückt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einkommen und auf "OK". Ein Konto sollte als "Restricted Funds Received" und das andere als "Unrestricted Funds Received" bezeichnet werden.

Zahlen Sie beschränkte Gelder auf die richtigen Bankkonten ein. Klicken Sie auf das Symbol "Einzahlungen vornehmen", um das Einzahlungsfenster zu öffnen. Geben Sie den Namen des Spenders, den Spendenbetrag und das Einkommenskonto ein, auf das die Spende eingezahlt wird. Klicken Sie auf "OK" und die Einzahlung wird aufgezeichnet.

Verwenden der Subbank-Kontomethode

Schritt 1

Legen Sie für jede Spendenart ein Subbankkonto an. Sollte die Eröffnung mehrerer Bankkonten nicht möglich sein, haben Sie die Möglichkeit, für jede Spendenart ein Unterbankkonto anzulegen. Öffnen Sie erneut den "Kontenplan".

Schritt 2

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Bank" und öffnen Sie die neue Kontomaske. Benennen Sie das Bankkonto "Restricted Funds" und klicken Sie in das Feld "Unterkonto von". Klicken Sie auf das übergeordnete Bankkonto, das Sie derzeit verwenden, und weisen Sie dieses "Unterbankkonto" dieser Bank zu.

Zahlen Sie Spenden auf das "Unterkonto" ein, wenn es sich um zweckgebundene Mittel handelt. Auf diese Weise können Sie einen Bankabgleich für alle Spenden durchführen, die auf das eine Bankkonto eingezahlt wurden. Wenn die Spende für den uneingeschränkten Gebrauch bestimmt ist, überweisen Sie den Betrag auf das Bankkonto der Muttergesellschaft.