So erstellen Sie ein vertrauliches Fax-Deckblatt

Sie wären nicht der erste Berufstätige, der darüber nachdenkt, wie er am besten mit einer vertraulichen Faxübertragung umgeht. Nennen Sie es „vertraulich“ und Sie könnten unwissentlich Neugierde und einen Eingriff in die Privatsphäre von jemandem einladen. Überspringen Sie es und die Folgen könnten noch schlimmer sein. Gehen Sie beides an, indem Sie Ihr Fax auf dem Faxdeckblatt gut sichtbar als „vertraulich“ kennzeichnen. Setzen Sie dann einige Zähne in die Warnung vor Augen, indem Sie eine vertrauliche Fußzeilennachricht unten auf das Blatt schreiben.

Erstellen Sie in Ihrem Textverarbeitungsprogramm ein neues Dokument mit 1-Zoll-Rändern. Fügen Sie ggf. Ihr Firmenlogo oben auf der Seite ein.

Zentrieren Sie das Wort „Vertraulich“ in Fettdruck oben auf der Seite. Schreiben Sie die Buchstaben zur Betonung groß. Darunter und mittig die Worte „Fax“, „Fax-Deckblatt“ oder „Fax-Übertragung“ zur schnellen Erkennung platzieren.

Schreiben Sie „Datum:“, „Uhrzeit:“ und „Anzahl der Seiten, einschließlich Deckblatt:“ auf die linke Seite des Deckblatts. Leertaste zweimal und schreiben Sie „Adressat:“, „Faxnummer:“ und „Telefonnummer:“ in getrennte Zeilen. Leere wieder zweimal und schreibe: „Absender:“, „Faxnummer:“ und „Rufnummer:“ in getrennte Zeilen. Das Einschließen von Fax- und Telefonnummern ist eine clevere Möglichkeit, Ihre Basis abzudecken, insbesondere wenn das Fax verloren geht, verlegt wird oder nie ankommt. Wenn eine Zahl falsch ist oder zwei Zahlen vertauscht sind, können Sie den Fehler bei zukünftigen Faxübertragungen korrigieren.

Personalisieren Sie Ihr Fax-Deckblatt mit einem Abschnitt, der Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht. Wenn Sie beispielsweise regelmäßig Faxe an dieselbe Person oder Abteilung senden, können Sie ein Feld mit der Überschrift „Routinginformationen“ oder „Nächste Schritte“ erstellen. Oder lassen Sie sich alle Optionen offen, indem Sie einen Abschnitt „Kommentare“ erstellen, in dem Sie eine Notiz oder Anweisungen von Hand schreiben können, z.

Schreiben Sie eine Fußzeilennachricht unten auf das Faxdeckblatt. Ähnlich einer vertraulichen Warnung, die Sie in einigen E-Mails sehen, sollte diese Nachricht vermitteln, dass das Fax: vertraulich ist; ist nur für den Adressaten bestimmt; und enthält Informationen, deren „Offenlegung, Vervielfältigung, Verwendung oder Verbreitung“ untersagt ist. Es sollte auch verlangen, dass der Absender über einen fehlerhaften Empfang informiert wird – ein weiterer guter Grund, oben auf einem Faxdeckblatt eine Telefonnummer anzugeben.