So füllen Sie ein Fax-Deckblatt aus

Im Vergleich zum Faxen ist das Versenden von E-Mails eine bequemere Methode, um Informationen von einem Punkt zum anderen zu übertragen. Aber Sie sollten das Faxgerät als unverzichtbares Office-Tool noch nicht auslaufen lassen. Sicher, es gibt ab und zu einen Gerätestau, ein Besetztzeichen und eine fehlende Seite, aber Faxgeräte sind lohnenswert und haben Vorteile: Größere Dokumente können versendet werden, manche Leute betrachten sie als professionellere Form der Geschäftskommunikation und signierte Unterschriften auf Faxen sind legitim .

Schreiben Sie den Namen des Empfängers und des Absenders des Faxes in die Abschnitte An und Von des Faxdeckblatts.

Schreiben Sie Ihre Telefon- und Faxnummern in die entsprechende Fax- und Telefon-Nr. Felder. Dies ist hilfreich, falls der Empfänger anrufen oder zurückfaxen muss.

Geben Sie die Gesamtzahl der im Fax enthaltenen Seiten einschließlich des Deckblatts in die Gesamtzahl ein. der Seiten oder Nr. Abschnitt des Deckblatts. Dadurch wird dem Empfänger mitgeteilt, mit wie vielen Seiten er im Fax rechnen muss.

Schreiben Sie ein bis drei Wörter, die den Zweck des Faxes beschreiben, in den RE-Abschnitt des Deckblatts. Geben Sie ggf. eine Referenznummer an.

Füllen Sie das entsprechende Feld aus oder kreisen Sie die entsprechende Wortbeschreibung ein, die die Dringlichkeit des Faxes oder Ihre Antwortwünsche des Empfängers angibt.

Die meisten Faxe enthalten Antwortdeskriptoren wie: Zur Überprüfung (keine Aktion erforderlich), Bitte kommentieren (Antwort erforderlich), Dringend (sofort bearbeiten), Vertraulich (nur für bestimmte Augen) oder Bitte antworten (Antwort erforderlich).

Schreiben Sie zusätzliche Notizen oder Anweisungen, die der Empfänger lesen oder beachten soll, in den leeren unteren Abschnitt (Kommentare) des Faxdeckblatts.

Fügen Sie das Datum, an dem Sie das Fax senden, oben auf dem Blatt ein, nachdem Sie das Fax überprüft und sichergestellt haben, dass alle relevanten Abschnitte des Deckblatts vollständig sind.