So erstellen Sie eine Datenbank für Personalakten mit Microsoft Access

Sie können in wenigen Minuten eine Datenbank mit vorhandenen Personaldatendateien erstellen, wenn Sie Ihre Personaldaten in einer externen Softwareanwendung, wie beispielsweise einer Tabellenkalkulation, speichern. Microsoft Access liest Ihre Tabellenkalkulation und lädt eine Microsoft Access-Datenbank, die Ihnen ein relationales Datenbankverwaltungssystem für die Berichterstellung und Aktualisierung bietet.

Schritt 1

Klicken Sie auf "Start", "Alle Programme" und dann auf "Microsoft Access". Das Dialogfeld "Microsoft Access" mit Datenbankoptionen wird geöffnet.

Schritt 2

Klicken Sie auf das Optionsfeld für "Blank Access Database" und klicken Sie auf "OK". Das Dialogfeld "Datei Neue Datenbank" wird geöffnet.

Schritt 3

Wählen Sie einen Namen für Ihre Personaldatenbank und geben Sie diesen im Abschnitt "Dateiname" des Dialogfelds "Datei Neue Datenbank" ein. Wenn Sie möchten, können Sie den Standarddatenbanknamen verwenden, den Microsoft Access für Sie auswählt. Klicken Sie auf "Erstellen" und die Personaldatenbank erscheint.

Schritt 4

Klicken Sie auf "Datei", "Externe Daten abrufen" und dann auf "Importieren". Sie gelangen in den Dialog "Importieren", in dem Sie auf Ihre externe Personaldatei zugreifen können. Suchen Sie Ihre externe Personalakte, klicken Sie darauf und klicken Sie auf "Importieren".

Schritt 5

Nun sehen Sie den "Assistenten zum Importieren von Tabellenkalkulationen" und eine Anzeige Ihrer externen Datendatei. Klicken Sie auf "Weiter" und klicken Sie auf das Kästchen neben "Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften", wenn Ihre Tabelle eine erste Zeile mit Spaltenüberschriften enthält.

Schritt 6

Klicken Sie auf "Weiter" und "In einer neuen Tabelle" sollte aktiviert sein. Klicken Sie auf "Weiter", um die Felder anzuzeigen, die in Ihrer Datenbank enthalten sein werden. Klicken Sie erneut auf "Weiter" und stellen Sie sicher, dass "Zugriff Primärschlüssel hinzufügen" aktiviert ist. Klicken Sie auf "Weiter", geben Sie einen Namen für die Personalakte der Access-Datenbank ein und klicken Sie dann auf "Fertig stellen".

Ihre neue Personaldatenbank wird als Tabelle in Ihr Microsoft Access-Datenbankfenster geladen. Jetzt können Sie diese Tabelle wie jede andere Datenbanktabelle in Microsoft Access verwalten.