So archivieren Sie QuickBooks-Unternehmensdateien

Wenn eine QuickBooks-Firmendatei über einen langen Zeitraum viele Transaktionen hatte, nimmt der Platzbedarf der QuickBooks-Software zu. Dies kann zu extremen Verlangsamungen des QuickBooks-Betriebsprozesses führen. Die Lösung hierfür besteht darin, die Vorjahre Ihrer Firmenakten zu archivieren. In älteren Versionen von QuickBooks wurde dieser Vorgang als "Archivieren" bezeichnet; in den neueren Versionen heißt es "Firmendaten bereinigen". Dieser Prozess verdichtet die Unternehmensdateien des Vorjahres, indem die Details jeder abgeschlossenen Transaktion entfernt werden, sodass nur die Gesamtsummen übrig bleiben.

Erstellen und speichern Sie ein Backup

Schritt 1

Legen Sie ein Flash-Laufwerk oder eine CD-ROM in den Computer ein.

Schritt 2

Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf die Schaltfläche "Datei" und wählen Sie dann "Kopie oder Sicherung speichern". Sie werden gefragt, wo Sie dieses Backup speichern möchten; Wählen Sie das Flash-Laufwerk oder die CD-ROM.

Klicken Sie in das Feld "Dateiname" und geben Sie vor der Erweiterung "Archiviert" ein. Klicken Sie auf "OK", und die Datei wird auf dem Flash-Laufwerk oder der CD-ROM gesichert.

Archivieren Sie die Datei

Schritt 1

Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf "Datei" und wählen Sie die Option "Dienstprogramme". Wenn sich das nächste Fenster öffnet, klicken Sie auf "Unternehmensdaten bereinigen".

Schritt 2

Wählen Sie "Transaktionen ab einem bestimmten Datum entfernen". Das von Ihnen gewählte Datum ist das Abschlussdatum; alle Transaktionen vor diesem Datum werden zusammengefasst und die Details dieser Transaktionen werden entfernt.

Schritt 3

Klicken Sie auf "Weiter", um das nächste Fenster zu öffnen, in dem Sie zusätzliche Kriterien zum Entfernen von Transaktionen auswählen. Es gibt vier Optionen: ungeklärte Bank- und Kreditkartentransaktionen entfernen; zum Drucken markierte Transaktionen entfernen; zum Versenden markierte Rechnungen und Kostenvoranschläge entfernen; Transaktionen mit nicht in Rechnung gestellten oder nicht erstatteten Kosten entfernen. Weiter klicken."

Schritt 4

Wählen Sie im nächsten Fenster, das geöffnet wird, Artikel ohne Transaktionen zu löschen. Diese Elemente umfassen Konten, Kunden, Kreditoren, andere Namen, Rechnungselemente und "To Do"-Notizen.

Klicken Sie auf "Bereinigung starten". Speichern Sie die bereinigte Datei auf dem Desktop oder auf der externen Festplatte, um mit QuickBooks weiterzuarbeiten.