Faxetikette

Für viele Unternehmen gehört das Senden und Empfangen von Faxen zum Alltag. Faxen ist so üblich, dass es leicht ist, in eine zwanglose Kommunikation abzugleiten. Befolgen Sie einige einfache Schritte, damit Ihre Faxe professionell aussehen. Die Einhaltung der richtigen Faxetikette wird sicherstellen, dass Ihr Unternehmen den professionellen Ruf behält, für den Sie so hart gearbeitet haben.

Faxe senden

Denken Sie immer daran, dass das Faxen von Dokumenten ein Geschäftsprozess ist. Beachten Sie daher diese grundlegenden Richtlinien:

• Fügen Sie immer ein Deckblatt hinzu, das frei von unnötigen Informationen oder Grafiken ist. Geben Sie auf dem Deckblatt Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen, die Seitenanzahl (einschließlich des Faxdeckblatts), den beabsichtigten Empfänger und alle anderen relevanten Informationen an. Denken Sie daran, dass der Faxempfänger möglicherweise nicht der einzige ist, der das Dokument sieht. Achten Sie also darauf, dass das Faxdeckblatt professionell ist.

• Nachdem Sie Ihr Fax gesendet haben, rufen Sie den Empfänger erneut an. Dies erfordert keine eingehende Diskussion über den Inhalt des Faxes. Sie bestätigen lediglich, dass das Fax empfangen wurde. In diesem Gespräch ist es angebracht, der Person mitzuteilen, dass sie Sie bei weiteren Fragen zu den gefaxten Materialien nach Belieben anrufen kann.

• Gehen Sie beim Faxen sensibler oder vertraulicher Informationen diskret vor. Wenn Sie persönliche Informationen senden, rufen Sie vorher an, um der Person mitzuteilen, dass Sie das Fax senden. Eine Möglichkeit, diese Art von Problemen zu vermeiden, besteht darin, einen Online-Faxdienst zu verwenden. Diese Dienste senden Faxe direkt an einen PC.

• Seien Sie vorsichtig, wenn Sie unaufgefordert Materialien senden. Jeder, der in einem Büro arbeitet, weiß, wie nervig diese Werbung für günstigere Krankenversicherungen und die vergünstigten Reisen nach Hawaii sein kann. Wenn Sie unerwünschte Faxe an Ihre Kunden senden, tun Sie dies nur in seltenen Fällen, in denen dies gerechtfertigt ist. Wenn Sie von einem Empfänger aufgefordert werden, solche Faxe nicht zu erhalten, respektieren Sie seinen Wunsch und entfernen Sie ihn aus Ihrer Liste.

Empfangen von Faxen

Wie beim Faxversand gibt es auch beim Faxempfang Etikette-Regeln:

• Respektieren Sie die Privatsphäre empfangener vertraulicher Faxe. Geben Sie keine personenbezogenen Daten an Ihre Kollegen weiter, die ausschließlich zu Ihrer Ansicht bestimmt waren.

• Lassen Sie empfindliche Faxe nicht dort herumliegen, wo andere sie möglicherweise sehen könnten. Behandeln Sie Faxe wie jeden anderen vertraulichen Papierkram.

• Wenn Sie ein Fax irrtümlicherweise erhalten, informieren Sie den Absender, indem Sie ihn anrufen. Normalerweise werden Sie aufgefordert, irrtümlich empfangene Faxe zu vernichten.