Dokumentenkontrollverfahren für das Engineering
Die Dokumentenkontrolle ist in einem Engineering-Umfeld von größter Bedeutung. Dies gilt insbesondere für Abteilungen, die Dokumente zu den an ihren Verfahren beteiligten Methoden aufbewahren müssen. Von der Abteilung, die ein Verfahren für Neueinstellungen benötigt, bis hin zum Endfertigungsprozess ist es notwendig, die Erstellung, Überarbeitung, Qualität und Aktualisierung dieser Dokumente zu kontrollieren.
Vielfältige Formen der Dokumentenkontrolle
Je nach Art der durchgeführten Technik variieren Umfang und Art der Kontrolle erheblich. Für das Software-Engineering kann es beispielsweise weniger mechanische Zeichnungen, aber vielleicht mehr Prozessdiagramme geben. In jedem Fall muss es eine Struktur für den Prozess geben.
Einige grundlegende Prämissen sind zu beachten. Zunächst werden Dokumente von einer ausstellenden Abteilung erstellt. Sie werden hauptsächlich von dieser Abteilung verwendet, und andere Abteilungen können in den Prozess einfließen. Die Gesamtkontrolle sollte jedoch von der ausstellenden Abteilung übernommen werden.
Als nächstes sollte ein Satz von Dokumenten von einem Team von Autoren erstellt werden. Die Dokumente müssen überprüft werden, und daher muss ein Team von Gutachtern eingerichtet werden, die die Autorität zur Überprüfung haben und die Fachkenntnisse haben, um Korrekturen vorzunehmen und jede Stufe endgültig zu genehmigen.
Standardablauf
SOPs (Standard Operating Procedures) existieren in allen Organisationen, um die Verfahren für alle Aspekte der zu erledigenden Arbeit zu formalisieren. Es ist wichtig, die Betriebsabläufe für alle Bereiche der Organisation zu erfassen. Von Verfahren zur Einstellung neuer Mitarbeiter bis hin zu Verfahren für bestimmte Vorgänge in einem Fertigungsunternehmen ist jedes Verfahren wichtig.
Natürlich sollte eine Abteilung in der Lage sein, schnell eine bestimmte SOP für ein bestimmtes Verfahren zu identifizieren. Sie muss leicht auffindbar sein, sicher gespeichert und darf nur in einem formalisierten Dokumentenkontrollprozess bearbeitet werden. Alle Aktualisierungen müssen eindeutig an der entsprechenden Stelle aufgezeichnet werden und es sollte klar sein, wer die Änderung vorgenommen hat, der Grund dafür und das Datum und die Uhrzeit der Durchführung.
Die Funktionsweise von Controlling-Dokumenten
Aus einer Reihe von Notizen, die während eines Interviews mit einem KMU gemacht wurden (Fachexperte), wird ein Dokument erstellt und von einem Technischen Redakteur in lesbarer Form gebracht. Das Dokument wird dann zur Überprüfung gesendet, wo es anhand einer Reihe von Standardrichtlinien für die Erstellung dieses Dokumenttyps gemessen wird. Im Laufe der Erstellung eines solchen Dokuments durchläuft es viele verschiedene Personen, die alle ihre einzigartige Sichtweise in den Prozess einbringen. Schließlich wird das Dokument genehmigt und in einem Dokumenten-Repository gespeichert, in dem jeder, der darauf zugreifen muss, es anzeigen kann.
Das Dokument kann jederzeit aktualisiert werden. Ist dies der Fall, erfasst eine effektive Dokumentenkontrolle alle Änderungen, die Gründe dafür (z. B. ein Firmware-Update) und die Person, die die Änderungen vorgenommen hat. Schließlich sollten alle Dokumente einer Qualitätskontrolle unterzogen werden; Dies wird ein zusätzlicher Schritt sein, um die Messlatte hoch zu halten, damit der Standard der Dokumente nie unter ein bestimmtes vorgeschriebenes Niveau fällt.
