Vor- und Nachteile von Fax über E-Mail

Bevor E-Mail populär wurde, waren Faxübertragungen die einzige Möglichkeit, schriftliche Mitteilungen schnell zu versenden. Sie könnten Papiere und Ausdrucke in wenigen Minuten über Hunderte oder Tausende von Kilometern bereitstellen. Seit E-Mail weit verbreitet ist, haben einige Unternehmen Faxgeräte komplett aufgegeben. Dennoch haben Faxe einige Vorteile gegenüber der E-Mail-Kommunikation.

Papierprobleme

Da bei Faxübertragungen Papier und E-Mail nicht verwendet wird, benachteiligen Probleme mit dem Papier die Faxkommunikation. Wie bei Druckern kann es bei Faxgeräten zu Papierstaus kommen. Im Gegensatz zu Druckern können diese Papierstaus in einem von zwei Geräten auftreten, die für eine Faxübertragung erforderlich sind. Das Originaldokument kann im sendenden Faxgerät stauen, wodurch das Dokument möglicherweise unbrauchbar wird, wenn der Stau schwerwiegend genug ist. Auf der Empfangsseite kann sich das zu bedruckende Papier im Faxgerät stauen und den gesamten Vorgang stören. Der Empfangsmaschine könnte auch das Papier ausgehen, und der Benutzer an diesem Ende merkt möglicherweise nicht, dass das Papier für einige Zeit weg ist. Diese Verzögerung kann dazu führen, dass zeitkritische Mitteilungen stunden- oder sogar tagelang unbeantwortet bleiben.

Einstufiger Prozess

Eine der größten Stärken von Faxübertragungen tritt auf, wenn eine Person mit einem unterschriebenen Dokument oder einem Dokument, das nur in Papierform vorliegt, zu tun hat. Wenn diese Person das Dokument in einer E-Mail senden möchte, muss sie das Dokument mit einem Scanner oder Multifunktionsdrucker abbilden. Der Benutzer muss dann das gescannte Bild bearbeiten, bevor er eine Stelle auf der Festplatte des Computers auswählen kann, um das gescannte Dokument zu speichern. Wenn die Person die E-Mail sendet, muss die Scandatei an die E-Mail angehängt werden. Im Gegensatz dazu legt eine Person, die ein Faxgerät verwendet, lediglich das Dokument in das Gerät ein und drückt einige Tasten, um es an den Empfänger zu senden.

Bearbeitung

Per E-Mail gesendete Dokumente können von einem Benutzer bearbeitet werden, per Fax gesendete Dokumente nicht. In Situationen, in denen die beiden Parteien an einem Projekt zusammenarbeiten, erleichtert die Möglichkeit, das Dokument zu bearbeiten, diese Zusammenarbeit, sodass beide Benutzer schnell Änderungen vornehmen können. Befinden sich die beiden Parteien in einem kontradiktorischen Verhältnis, kann eine Faxübertragung attraktiver sein. Die Beschaffenheit des gedruckten Faxdokuments macht es schwieriger, das Dokument zu ändern, um die andere Partei zu diffamieren oder zu manipulieren.

Kombination

Viele Computer und Drucker können heute sowohl Faxe als auch E-Mails senden. Dies bedeutet, dass digitale Dateien von einem Computer an ein Faxgerät gesendet werden können, wo sie als Papierdokument geliefert werden. Diese Computer und Drucker können auch Faxübertragungen von Faxgeräten empfangen und bieten so die Vorteile von Fax und E-Mail.