Vor- und Nachteile des Dokumentenmanagementsystems

Dokumentenmanagementsysteme sind elektronische Systeme, die dazu bestimmt sind, Dokumente zu verwalten, zu speichern, zu verteilen und zu archivieren. Diese Systeme sind in Unternehmen und Bildungssystemen üblich und fungieren als digitale Aktenschränke. Dokumentenverwaltungssysteme werden auch als "Inhaltsverwaltungssysteme" bezeichnet, da sie neben Dokumenten auch Audio-, Video- und andere Medientypen speichern können.

Physikalischer Raum

Dokumentenverwaltungssysteme speichern häufig Informationen auf Servern oder anderen leistungsstarken Computersystemen. Diese elektronischen Speicherplätze nehmen oft weniger Platz ein als ihr physisches Pendant.

Digitale Archivierung

Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen die Speicherung der Dokumente selbst und auch für vergangene Versionen. Dies kann helfen, Überarbeitungen im Laufe der Zeit zu verfolgen, und bietet den zusätzlichen Vorteil, dass Sie zu älteren Dokumenten zurückkehren können. Wenn diese Informationen jedoch nicht richtig organisiert und gespeichert werden, können zu viele Dokumente und Versionen verfügbar sein, was zu einem Problem der Informationsüberflutung bei den Benutzern führt.

Zentralisierter Standort

Dokumentenmanagementsysteme sind ein zentraler Speicherort, an dem viele Benutzer von einem zentralen Ort aus auf das aktuellste und aktuellste Dokument zugreifen können. Dieser einfache Zugriff auf Dokumente unterstützt die Zusammenarbeit zwischen vielen Benutzern. Der zentrale Speicherort von Dokumenten fördert auch die einfache Verteilung von Dokumenten an Benutzer. Die elektronische Speicherung digitaler Dokumente an einem einzigen Ort kann jedoch ein zusätzliches Sicherheitsrisiko darstellen, es sei denn, es wird zusätzliche Sicherheit zum Schutz des elektronischen Systems hinzugefügt.

Zusätzliche Dienstprogramme

Das elektronische Speichern und Verwalten von Dokumenten in einem elektronischen Dokumentenverwaltungssystem ermöglicht es Dienstprogrammen, zusätzliche Funktionen bereitzustellen, die in ihrem physischen Gegenstück nicht verfügbar waren. Das Durchsuchen von elektronischen Dokumenten ist einfacher, als jedes Dokument von Hand zu durchsuchen. Viele dieser Tools sind jedoch möglicherweise unnötig und für Unternehmen mit höheren Kosten als Wert verbunden.